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Si tratta della Soluzione ottimale che permette l'archiviazione e la gestione dei documenti.
I problemi comuni all'interno di ogni organizzazione sono:
- Il 20% del tempo degli impiegati è usato per gestire i documenti e il 40% dei documenti viene copiato 3/4 volte
- Il 7% dei documenti non si trova più
- Il 20% dei documenti non sono disponibili quando servono
- L'80% dei documenti non viene mai utilizzato, di questi l'80% viene ignorato dall'azienda e viene ricreato
- Per ogni fax inviato si perdono 7 minuti di tempo
La soluzione ottimale è ARXIVAR:
- Permette la gestione delle informazioni e dei documenti, non solo la classica archiviazione
- Permette una centralizzazione e condivisione delle informazioni
- Migliora la sicurezza
- Semplifica l'organizzazione
- Facilita la ricerca
- Permette l'integrazione di documenti, mail e fax
- Permette l'integrazione con il sistema gestionale
- Organizza i lavori gestendo i processi ed essere autonomi nella loro gestione
Alcune caratteristiche di Arxivar:
CONFIGURAZIONE DEL PROFILO DEL DOCUMENTO:
- Riconoscere un documento:ad ogni documento vengono associate una serie di informazioni che lo caratterizzano. I campi che compongono il profilo del documento possono essere personalizzati dall'amministratore per tipologia di documento. Tutti i campi definiti nel profilo del documento sono chiavi di ricerca.
- Strutturare la definizione dei campi: oltre una serie di campi standard è possibile aggiungere al profilo dei campi definiti dall'utente. Questi campi aggiuntivi possono essere di tipo generico, cioè applicati su tutte le tipologie di documenti, oppure di tipo specifico, e cioè applicati solo a determinate tipologie documentali. I campi aggiuntivi possono essere legati al gestionale per reperire alcune informazioni di profilo direttamente dal sistema ERP in tempo reale in fase di archiviazione.
RICERCHE AVANZATE
Ricercare documenti in modo semplice e veloce, personalizzare la griglia dei risultati di ricerca, le ricerche che si effettuano più frequentemente possono essere salvate e lanciate senza dover essere reimpostate.
REVISIONI
Registrando nuove revisioni del documento, Arxivar assegna loro un numero progressivo univoco. L'ultima revisione diventa il documento principale mentre le revisioni risiedono in un archivio storico sempre consultabile. In base ai permessi assegnati all'utente/gruppo Arxivar consente in modo interattivo di modificare il documento e salvarlo come revisione nuova.
RELAZIONI
Mediante lo strumento delle relazioni è possibile realizzare la "navigazione elettronica" tra i documenti correlati. Si definiscono delle relazioni logiche tra i documenti , assegnando anche loro un nome di riferimento. Attraverso le relazioni è possibile legare tra loro diversi documenti, consultarli, ed averne dunque una rapida reperibilità.
MICRO GOOGLE AZIENDALE: Arxivar è in grado di interpretare nei contenuti / documenti Office, pdf, ASCII, TXT, email... e di riconoscerli attraverso una ricerca potentissima mista per indici/profilo e contenuto con semantiche simili a quelle dei più diffusi motori di ricerca. E' come disporre di un potente micro google all'interno della propria azienda che permette di trovare immediatamente qualsiasi informazione contenuta nei documenti(integrazioni miste indice/contenuto)
MODULO WEB:
Arxivar web access è il modulo per la consultazione o l'immissione dei documenti dal web.
METODI DI ARCHIVIAZIONE(AUTOMATICA, SEMIAUTOMATICA, MANUALE):
Con Arxivar è possibile catturare in maniera automatica, semiautomatica e manuale qualsiasi tipo di docuemnto. Gli utenti continuano a fare il loro lavoro nello stesso identico modo e non perdono tempo nell'indicizzare/profilare i documenti. Dunque non perdono tempo in attività a non valore aggiunto (NVA). Questi vengono automaticamente profilati e archiviati riconoscendone anche i contenuti, siano essi contenuti attivi, passivi, email, fax, documenti cartacei generici, file office generici..
WEB CAPTURE DA APPLICAZIONI WEB:
Ogni informazione viene catturata, relazionata in tempo reale con le informazioni contenute nei database aziendali, e utilizza per profilare automaticamente i documenti aziendali senza bisogno di conoscere come sono scritti i programmi gestionali. Ciò attraverso l'utilizzo di una famiglia di web services che ARXivar permette di pubblicare.
INTEGRAZIONE CON EMAIL, FAX.
OCR CARTACEI E ELETTRONICO:
Con Arxivar OCR è finalmente possibile acquisire ed editare il testo dei documenti archiviati tramite scanner o di qualsiasi documento in formato immagine. Nel modulo base di Arxivar é integrato un OCR elettronico che permette di riconoscere i contenuti di qualsiasi file in formato elettronico(office, outlook, pdf,txt,..)
INTEGRAZIONE CON I SISTEMI GESTIONALI/ERP IN USO IN AZIENDA. INTEGRAZIONE CON QUALSIASI APPLICATIVO(CRM/PDM) IN USO IN AZIENDA
ARXIVAR WEB SERVICES:
Arxivar mette a disposizione una nutrita famiglia di web services che permettono di pilotare Arxivar da applicativi esterni. Mediante i Web Services sarà dunque possibile archiviare, ricercare, visualizzare i profili dei documenti, aprirli, utilizzare i modelli fino a partecipare ai tasks dei workflow direttamente da un applicativo web
(come pure da qualsiasi altra applicazione)
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